Download de algemene voorwaarden als PDF
Bij VIC is een gezamenlijk initiatief van Herma Westenberg, Dave Kersemakers, Ilona Coenjaerds en Loek Vaessen voor Limburgse werkgevers rondom vitaliteit, werkgeluk en duurzame inzetbaarheid.
De ticketbundels worden aangeboden onder de naam Bij VIC. De overeenkomst voor de aanschaf van een ticketbundel wordt gesloten met Merk je Merk, de onderneming van Herma Westenberg, gevestigd aan de Ambyerweg 22, 6231 BJ Meerssen. Merk je Merk verzorgt de facturatie en administratieve afhandeling.
De ticketbundel
Een ticketbundel bestaat uit vier deelnametickets. Eén ticket geeft recht op deelname van één persoon aan één Bij VIC-bijeenkomst.
De vier tickets kunnen worden gebruikt tijdens zes opeenvolgende kwartaalbijeenkomsten van Bij VIC. Voor de Ticketbundel 2027 betekent dit: vanaf de bijeenkomst in Q1 2027 tot en met de bijeenkomst in Q2 2028.
Niet gebruikte tickets vervallen na de laatste bijeenkomst binnen deze periode en worden niet financieel vergoed.
Flexibel inzetten binnen de organisatie
De tickets behoren toe aan de organisatie die de bundel aanschaft en mogen flexibel over collega's binnen die organisatie worden verdeeld.
De organisatie bepaalt zelf hoe de vier tickets worden ingezet. Eén persoon kan bijvoorbeeld vier bijeenkomsten bezoeken, verschillende collega's kunnen de tickets onderling verdelen of meerdere collega's kunnen tijdens dezelfde bijeenkomst deelnemen. Per deelnemer wordt één ticket gebruikt.
Wanneer twee collega’s uit dezelfde organisatie aan dezelfde bijeenkomst deelnemen, kan de organisatie kiezen uit twee mogelijkheden:
1. Eén ticket uit de bundel gebruiken en één aanvullend los ticket kopen voor de tweede collega. Voor de Ticketbundel 2027 kost dit aanvullende ticket €140 exclusief 21% btw per persoon per bijeenkomst. Dit tarief geldt wanneer bij dezelfde bijeenkomst ook één bundelticket wordt gebruikt. Er wordt dan één ticket van het bundeltegoed afgeschreven.
2. Twee tickets uit de bundel gebruiken, één per collega. Er worden dan twee tickets van het bundeltegoed afgeschreven. Vanuit een nog volledig beschikbare bundel blijven daarna twee tickets over.
Een bundel van vier tickets is voldoende voor vier bijeenkomsten met telkens één deelnemer. Wie bij één bijeenkomst twee bundeltickets gebruikt en de overige drie bijeenkomsten van 2027 telkens met één deelnemer wil bezoeken, heeft in totaal vijf tickets nodig. Eén bundel is daarvoor dus niet voldoende; voor de extra deelname is een los ticket of een nieuwe bundel nodig.
Wanneer een organisatie een bijeenkomst overslaat zonder een ticket te verbruiken, kan zij de beschikbare tickets later inzetten om met twee collega’s aan één bijeenkomst deel te nemen. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer niemand was aangemeld of wanneer uiterlijk vijf werkdagen vóór de bijeenkomst is afgemeld. De regeling onder “Afmelden en behoud van het ticket” blijft van toepassing. Voorbeeld: één bijeenkomst overslaan, één bijeenkomst met twee collega’s bezoeken en twee bijeenkomsten met telkens één deelnemer bezoeken, verbruikt in totaal vier bundeltickets.
Geef bij de aanmelding door of voor de tweede collega een aanvullend ticket wordt gekocht of een tweede bundelticket wordt ingezet.
Zijn alle vier de tickets gebruikt, dan kan – indien aangeboden – een nieuwe ticketbundel worden aangeschaft tegen het op dat moment geldende tarief of kan per bijeenkomst voor een los ticket worden gekozen.
Overdracht van tickets buiten de eigen organisatie is alleen mogelijk na voorafgaande toestemming van Bij VIC.
Afmelden en behoud van het ticket
Een deelnemer kan tot uiterlijk vijf werkdagen vóór de bijeenkomst kosteloos worden afgemeld. Het betreffende ticket blijft dan beschikbaar voor een volgende bijeenkomst binnen de geldigheidsperiode.
Bij afmelding binnen vijf werkdagen vóór de bijeenkomst vervalt het ticket in principe. Bij niet verschijnen zonder afmelding wordt het ticket als gebruikt beschouwd.
Een collega uit dezelfde organisatie mag de plaats van de aangemelde deelnemer overnemen. Wij vragen om dit vooraf aan Bij VIC door te geven.
Bij uitzonderlijke persoonlijke omstandigheden, zoals ernstige ziekte, een ongeval of een overlijden in de directe omgeving, kan Bij VIC naar redelijkheid besluiten van deze regeling af te wijken. Dit wordt per situatie beoordeeld.
Annulering van de ticketbundel
Na aanschaf kan een ticketbundel niet tussentijds door de organisatie worden geannuleerd of beëindigd. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd en een nog openstaande betalingsverplichting blijft bestaan, tenzij de wet anders bepaalt of schriftelijk andere afspraken met Merk je Merk zijn gemaakt.
Deze bepaling staat los van de mogelijkheid om individuele deelnemers tijdig af te melden en het betreffende ticket binnen de geldigheidsperiode op een later moment in te zetten.
Programma en wijzigingen
Data, tijden, locaties, thema's, sprekers en de verdere invulling van de bijeenkomsten worden door Bij VIC bepaald en kunnen indien nodig worden gewijzigd.
Een wijziging van locatie, programma, thema of spreker geeft geen recht op restitutie of annulering van de ticketbundel, zolang de betreffende bijeenkomst doorgang vindt.
Wanneer Bij VIC een bijeenkomst annuleert of naar een andere datum verplaatst, wordt hiervoor geen ticket afgeschreven. Het ticket blijft beschikbaar voor een volgende bijeenkomst. Indien nodig wordt de geldigheidsperiode verlengd zodat de organisatie voldoende gelegenheid houdt om het ticket te gebruiken.
Wanneer Bij VIC de bijeenkomsten structureel beëindigt en resterende tickets daardoor niet meer kunnen worden gebruikt, wordt de waarde van de ongebruikte tickets naar rato terugbetaald.
Overmacht
Bij VIC en Merk je Merk zijn niet aansprakelijk voor het niet of niet tijdig kunnen uitvoeren van een bijeenkomst wanneer dit het gevolg is van omstandigheden buiten hun redelijke invloed, waaronder extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, ernstige verstoringen op de locatie, stroom- of andere essentiële voorzieningenstoringen of andere situaties van overmacht.
Wanneer een bijeenkomst door overmacht niet kan doorgaan, wordt het betreffende ticket niet als gebruikt beschouwd. Bij VIC probeert waar redelijk mogelijk een vervangende bijeenkomst of andere passende oplossing aan te bieden.
Tarieven en betaling
Voor een ticketbundel geldt het tarief dat op het moment van aanschaf door Bij VIC is gecommuniceerd. Voor een aanvullend ticket voor een tweede collega bij dezelfde bijeenkomst geldt in combinatie met een ticket uit de Ticketbundel 2027 het hierboven genoemde tarief van €140 exclusief 21% btw. Voor overige losse tickets of een later aangeschafte nieuwe bundel geldt het op dat moment gecommuniceerde tarief.
Alle tarieven zijn exclusief 21% btw. Betaling vindt plaats binnen de betalingstermijn zoals vermeld op de factuur.
Wanneer een factuur na het verstrijken van de betalingstermijn niet volledig is voldaan, behouden Merk je Merk en Bij VIC zich het recht voor deelname aan bijeenkomsten op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden. De betalingsverplichting blijft gedurende deze periode bestaan.
Doelgroep
Bij VIC en de ticketbundels richten zich op organisaties en werkgevers en zijn bedoeld voor onder andere HR-professionals, leidinggevenden en professionals die verantwoordelijk zijn voor vitaliteit, werkgeluk en duurzame inzetbaarheid.
Aanbieders en dienstverleners nemen alleen deel wanneer dit past binnen het karakter en de opzet van Bij VIC. Bij VIC behoudt zich het recht voor een aanmelding te weigeren wanneer deze niet aansluit bij de doelgroep of community.
Privacy en beeldmateriaal
Contactgegevens worden gebruikt voor de administratie en communicatie rondom Bij VIC. Naam, functie en organisatie kunnen ten behoeve van kennismaking en verbinding worden gedeeld met andere deelnemers aan een bijeenkomst. Wie hier bezwaar tegen heeft, kan dit vooraf aangeven.
Tijdens Bij VIC-bijeenkomsten kunnen sfeerfoto's en korte video-opnamen worden gemaakt voor communicatie over Bij VIC, bijvoorbeeld via de website, nieuwsbrief en sociale media. Deelnemers worden hierover geïnformeerd en kunnen vooraf of tijdens de bijeenkomst aangeven wanneer zij niet herkenbaar in beeld willen worden gebracht of wanneer zij bezwaar hebben tegen publicatie. Waar toestemming op grond van de privacywetgeving vereist is, wordt deze afzonderlijk gevraagd.
Aansprakelijkheid
Deelname vindt plaats op eigen verantwoordelijkheid. Bij VIC en Merk je Merk zijn niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen.
Voor zover wettelijk toegestaan is eventuele aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende ticketbundel is betaald. Deze beperking geldt niet wanneer aansprakelijkheid volgens de wet niet kan worden uitgesloten of beperkt.
Toepasselijk recht en geschillen
Op de overeenkomst en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen eventuele geschillen eerst in onderling overleg op te lossen. Wanneer dit niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter.
Toepasselijkheid en akkoord
Deze voorwaarden zijn van toepassing op de aanschaf en het gebruik van een Bij VIC- ticketbundel.
De voorwaarden worden vóór of bij het aangaan van de overeenkomst aan de organisatie beschikbaar gesteld.
Door akkoord te geven op de aanschaf van een ticketbundel verklaart de organisatie kennis te hebben kunnen nemen van deze voorwaarden en ermee akkoord te gaan.